公司治理運作情形
台灣東洋之公司治理主管為財務處資深協理張國江財務長。張財務長具備達3年以上之公開發行公司會計處理、財務運作、股務及相關議事管理完整資歷。公司治理人員主要職責為提供董事執行業務所需各項資訊、依法辦理董事會、審計委員會及股東會等相關事宜,且協助董事遵循法令及辦理公司變更登記等事項。
2018年度業務執行情形如下:
1. 協助獨立董事及一般董事執行職務、提供所需資料並安排董事進修:
  • 公司發布重大訊息後旋即以電子郵件通知各董事,以確保董事即時獲悉公司重大訊息。
  • 建立董事會群組,除提供董事生技醫療、總體經濟與公司治理相關之最新法令規章修訂外,亦提供相關產業資訊與公司新聞以為參考。
  • 依公司制度文件管理辦法規定,檢視資訊機密等級,提供董事所需之公司資訊,並協助各管理階層與董事間維持溝通、交流順暢。
  • 協助董事熟稔公司業務發展,辦理參觀生產及研發單位,並邀請各業務主管於董事會中報告各事業群業務之現況與未來展望。
  • 除不定期提供研修單位之進修課程給予董事參考及協助報名外,同時並辦理3次共9小時之「到府授課」進修課程。
  • 安排內部稽核主管及簽證會計師於審計委員會與獨立董事溝通,此外,若獨立董事於其他時間有溝通需求,並協助各方之聯繫與溝通。
2. 協助董事會、審計委員會及股東會議事程序及決議遵法事宜:
  • 於2018年5月14日董事會報告2017年度公司治理評鑑結果,並檢討未執行之公司治理項目,期以再提升公司治理程度與再強化公司社會責任。
  • 確認公司董事會、審計委員會及股東會之召開,均遵循相關法令及公司治理守則規範。
  • 協助且提醒董事於執行業務或做成董事會及審計委員會正式決議時應遵守之法規,並於董事會或審計委員會有做成違法決議之虞時提出建言。
  • 協助各單位進行董事會提案。
  • 擬訂董事會、審計委員會議程,並於法定期限內通知董事召集會議、提供會議資料及寄發議事錄,議題如需利益迴避或恐涉內線交易之虞,均於事前提醒董事注意。
  • 依法辦理股東會日期事前登記及各項公告申報,並於法定期限內寄發開會通知書予股東。
  • 協助主席主持董事會、審計委員會及股東以俾會議進行流暢。
  • 董事會及股東會後重大訊息之發布,確保重訊內容之適法性及正確性,以保障投資人交易資訊之對稱。
3. 維護投資人關係:
  • 於公司財務資訊公告後,主動通知機構投資人相關資訊。
  • 與現有與潛在股東包括國內外機構投資人等保持交流與溝通,並聽取建議,且反饋管理階層,以維護股東權益。
  • 參加海內外法人說明會及投資論壇(2018年度共參加6次),向投資人報告公司財務業務狀況與經營績效,以更深入了解公司營運。
  • 辦理公司變更登記。
台灣東洋於2016年訂定「董事會暨功能性委員會績效評估辦法」,並依前述辦法規定,於每年年度結束時進行當年度績效評估,評估之範圍,包括整體董事會、個別董事成員及功能性委員會之績效評估;評估之方式包括董事會及功能性委員會自評、董事成員自評或其他適當方式進行績效評估。
董事會及功能性委員會之績效評估作業,分別由負責之議事單位辦理,每三年委託外部專業獨立機構或專家學者團隊執行評估,其外部評估單位、辦理時程、評估方式等事宜,授權董事長核定之,當年度已委外辦理績效評估者,得免辦理內部績效評估。
考量公司狀況與需要,訂定董事會及功能性委員會績效評估之衡量項目,涵括下列五大面向:
一、對公司營運之參與程度。
二、提升董事會決策品質。
三、董事會組成與結構。
四、董事的選任及持續進修。
五、內部控制。
董事成員績效評估之衡量項目涵括下列六大面向:
一、公司目標與任務之掌握。
二、董事職責認知。
三、對公司營運之參與程度。
四、內部關係經營與溝通。
五、董事之專業及持續進修。
六、內部控制。
2018年度董事會暨功能性委員會績效評估經全體董事及功能性委員會委員填寫問卷,由議事單位統籌資料統計後,評核結果提2019年3月26日薪資報酬委員會審閱及董事會報告。
2018年度董事會暨功能性委員會績效結果如下:
  • 董事會:董事會成員之組成具經營管理、領導決策、產業知識、財務會計、法律及環保等多元專業,能因應總體經濟與產業情勢變化,辨識可能機會與潛在風險,領導企業前進,以達短中長期營運目標;董事亦克盡職責,積極參與董事會之運作,對公司治理之落實、營運風險之控管及股東權益之維持,均見其卓越之管理成效,更進一步有效提升公司經營績效與各利害關係人價值。
  • 審計委員會:審計委員會成員以經營管理、領導決策、財務會計、法律與環保等專業分工及獨立超然之立場,於內部控制、重大財務業務行為等面向,協助董事會決策,以健全公司治理制度並提升企業公司治理水準與國際接軌,強化本公司企業競爭力。
  • 薪資報酬委員會:薪酬委員會成員以專業知識評估公司薪資報酬之政策、制度、標準與結構並針對董事、經理人績效及薪酬等業務範疇向董事會提交建議並協助董事會決策,進而健全公司治理機制,提升本公司永續經營能力與競爭力。
台灣東洋為建立誠信經營之企業文化及健全發展,以建立良好商業運作之參考架構,由審計委員會審議,董事會通過《誠信經營守則》及《誠信經營作業程序及行為指南》,具體規範從業人員執行業務時應注意之事項,並明訂各項不誠信行為之防範措施,嚴禁董事、經理人及員工從事任何行、收賄及違法行為。經由嚴謹的管理機制及有效控管,將違反誠信的風險降至最低。
為確實落實誠信經營理念,台灣東洋於2018年3月29日經董事會授權設立誠信經營推動小組,隸屬於董事會,並建置申訴與舉報信箱及舉報之獨立調查機制;舉報信箱由組織發展暨人力資源部主管及董事長秘書受理,每季彙整檢舉信件造冊呈報獨立董事。所有從事違反規定之活動,將依據實際狀況予以懲處、停職或終止雇用等措施,並對舉報人身分及舉報內容嚴格保密,保護舉報人不因檢舉情事而遭不當處置。2018年並無檢舉信件,且未發生貪腐事件。
此外,誠信經營推動小組透過內部公告宣導誠信經營政策,並於新人報到時宣導禁止不誠信行為相關規定,且不定期辦理藥品安全、營業秘密、資安、智慧財產權等誠信相關教育訓練,2018年度共舉辦12班次,訓練人數191人,訓練時數807人時,使同仁充分瞭解及確實遵守,具體落實於日常工作中。

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